23:48:03

Kimilerinin Nefret Ettiği Açık Tasarım Ofisleri Düzeltmek Mümkün mü?..

1967 yılında kimya şirketi DuPont, Delaware’deki bir ofis binasının bir katını yıkıp yeniden inşa etti. Firma neredeyse herkesi alçak bölmeleri olan büyük bir odaya yerleştirdi. Bir köşede koltuklar ve Eero Saarinen sehpalarla bir salon oluşturdular. Bu, Alman mimari tasarımcıların en son düşüncelerini takip ederek ABD’de “açık plan" ofisin ilk büyük kurumsal uyarlamasıydı.

Bu tasarımcılar, şirketlerin kurumsal hiyerarşilerden rahatsız olan ve işbirliği yapmak için daha fazla fırsata ihtiyaç duyan profesyonellere – ya da 1959’da ortaya atılan bir terim olan bilgi çalışanlarına – giderek daha fazla güvendiğini savunuyordu. DuPont‘taki yeni düzenleme şirketin Freon soğutucu bölümünü barındırıyordu. Freon, Dünya’nın ozon tabakasını tahrip ettiği için 1987 yılında aşamalı olarak kullanımdan kaldırılmaya başlandı. Buna karşılık açık plan ofisler aksine, giderek çok geniş bir alana yayıldı. Küresel mimarlık ve tasarım firması Gensler tarafından yapılan bir ankete göre, 2020 yılına kadar ABD’deki bilgi çalışanlarının üçte ikisi bu ofislerin birinde çalışmıştı.

Ancak pek çok insan çalışmamayı diliyor. Diğer ofis tasarımlarıyla karşılaştıran ilk anket 1970’te yayımlandığından beri kabin bölmesi üzerine yazılar yazılıyor. “Çok az kişi mahremiyetin az olduğu tamamen açık bir plandan hoşlanıyor" diye yazmıştı yazar. Ankete katılanlar -18 şirkette 358 çalışan – gürültü, dikkat dağınıklığı ve ruhsuzluktan şikayet etti. Kül tablalarına yapılan bazı atıflar dışında, anket 2020’de de yazılmış olabilir. Bir anlamda öyle de oldu: yakın zamanda yapılan düzinelerce anket bu bulguları tekrarladı. Açık planlı ofislerin, belirtilen en önemli hedeflerinden biri olan işbirliğini artırma hedefini gerçekleştiremediği düşüncesi artık iyice yerleşmiş durumda. Araştırmacılar bunun yerine, çalışanları daha fazla izolasyona sürüklediğini tespit etti. Tasarım aynı zamanda ofis cinsiyetçiliğini ve sağlık sorunlarını da artırabilir.

Kurumsal gayrimenkul yöneticilerini açık planların kötü fikirler olduğuna ikna etmek için, hiçbir araştırma son üç yıl içinde dünya çapında yapılan ve COVID pandemisi olarak adlandırılan doğaçlama bir deney kadar etkili olmamıştır.

Bu deney, eskiden bir ofiste çalışan çoğu insanın evden de aynı derecede iyi çalışabileceğini kanıtladı. Tembellik yapıyorlar, ama kaytarmıyorlardı. Pandemi ayrıca herkese açık ofislerin mikrop dolu petri kapları olduğunu hatırlattı. Bu daha önce de biliniyordu: 1995’te Finlandiya’da yapılan bir araştırma, bir ofisi paylaşmanın yılda birden fazla soğuk algınlığına yakalanma olasılığını üçte bir oranında artırdığını ortaya koydu; bu, okullardan ve kreşlerden eve sürekli soğuk algınlığı getiren küçük çocukların ebeveyni olmakla neredeyse aynı düzeyde yüksek risk anlamına geliyor.

Gensler, 2021’de yaptığı bir başka ankette, görüştüğü kişilerin neredeyse üçte birinin süresiz olarak evden çalışmak istediklerini söylediğini tespit etti. Yarısı ise haftada iki ofis günü olmak üzere karma bir düzenlemeyi tercih etti. Bu yeni çalışma alışkanlıkları kurumsal ofis stratejilerini altüst etti. Daha fazla insan çalıştırmak için iş istasyonlarından birkaç santim tıraşlayan şirketler şimdi yarı boş tesislere sahip. İngiltere’deki Anglia Ruskin Üniversitesi’nde işletme profesörü olan ve açık ofislerdeki sosyal dinamikler üzerine vaka çalışmaları yapan Alison Hirst, “Ofis olayı tamamen altüst oldu" diyor.

Şimdi tasarımcılar açık ofis fikrini değil, uygulamasını yeniden düşünüyorlar. Özellikle de çeşitli çalışma tarzlarını barındırmak için daha fazlasını yapıyorlar. Bu eğilim, işitme güçlüğü çeken veya otistik kişilerin yanı sıra geleneksel ofislerde sorun yaşayan diğer kişileri de desteklemeyi amaçlayan kapsayıcı tasarıma yönelik bir hareketle örtüşüyor. Bu kişiler için rahatsızlık ve üretkenlik sorunlarını azaltan mimari değişikliklerden bazıları genel olarak açık plan ofisler için de geçerlidir. Hâlâ emlak faturalarını düşünen şirketler, çalışanlarına özel alanlarını geri verme eğiliminde görünmüyor, ancak çalışma alanlarının işleyişini değiştirebilirler.

Örneğin, Avustralya’da bilgi teknolojileri yöneticisi olan ve otizmle ilgili deneyimlerini blogunda paylaşan Gavin Bollard işitme engelli ve işitme cihazı kullanıyor. “Açık plan ofis yapısının ses tasarımı ile her zaman mücadele ettim çünkü ne kadar yüksek sesle konuştuğumu bilmek zor ve diğerleri sessiz olmaya çalışırken etkili bir şekilde duymak zor" diyor. Hem otistik hem de sağır insanlar ayrıca görsel dağınıklığa, sert aydınlatmaya ve açık planda kişisel savunmasızlık hissine de itiraz ediyor.

Bunlar evrensel şikayetlerdir. Bir başka otizm blog yazarı Kirsten Lindsmith, “Otistik insanlar kömür madenindeki kanaryalardır: ihtiyaçlarımız aslında tipik insanlarınkinden farklı değildir, sadece daha yoğun ve spesifiktir" diyor.

ÇALIŞMAK IÇIN ZOR BIR YER
On yıllardır yapılan ofis psikolojisi araştırmalarının tüm bulguları arasında iki tanesi öne çıkmaktadır. Bunlardan ilki, açık ofislerin aslında insanların işbirliği yapmasını çok daha zorlaştırdığıdır. 1984 yılında Buffalo Sosyal ve Teknolojik İnovasyon Organizasyonu (BOSTI) yaklaşık 70 tesiste 6.000 çalışanla yaptığı anketi rapor etmiştir. Açık planlı ofislerde çalışanlar, komşularını rahatsız etmemek ya da gizli konuları herkesin önünde konuşmamak için birbirleriyle konuşmaktan kaçındıklarını belirtmişlerdir. BOSTI anketi insanların kendi bildirdikleri etkileşimlere dayansa da, Harvard Business School‘dan Ethan S. Bernstein ve Stephen Turban 2018 yılında daha objektif ölçümlerle bunu doğruladı. İki şirketteki 152 çalışana hareketlerini takip etmek için sensörler taktırdılar. Bireysel ofislerden açık bir plana geçtikten sonra, çalışanlar yüz yüze etkileşimde eskisine göre sadece üçte bir oranında zaman harcadılar, bu çarpıcı bir düşüştü.

İkinci bulgu, iş fonksiyonu ve cinsiyet gibi faktörlerin insanların açık ofislerden ne kadar mutlu ya da mutsuz olduklarını etkilediğidir. Örneğin ilk anketlerde, büro çalışanları açık ofisle daha mutlu olduklarını, çünkü bu sayede evrakları dosyalama ya da notları yazıya dökme sırasında konuşabilecekleri birilerinin olduğunu söylemişlerdir. Ancak kadınlar son zamanlarda sıkıntılı bir akvaryum etkisi yaşadıklarını bildirmişlerdir. İngiltere’deki Bedfordshire Üniversitesi‘nden Hirst ve Christina Schwabenland, 2018’de yeni bir açık ofise ilişkin yoğun bir vaka çalışmasında, kadınların yeni tasarımın kendilerini teşhir ettiğini hissettiklerini ve buna giyinerek yanıt verdiklerini tespit etti. Bazıları beklentileri baskıcı buldu ve araştırmacılara kendilerine bakıldığını ve yargılandıklarını söyledi. Ancak üst düzey yöneticilerden bazıları, statülerini moda yoluyla gösterme fırsatını memnuniyetle karşıladıklarını, dolayısıyla bu anlamda açık ofisin aslında kurumsal hiyerarşiyi pekiştirdiğini söyledi.

Erkekler benzer kaygıları dile getirmedi. Hirst, “Bu, kimin kime baktığına ilişkin daha geniş bir toplumsal normun yansıması" diyor. Ofisin tasarımına karar veren yönetim ekibinin tamamı erkekti ve Hirst ve Schwabenland onlarla görüştüğünde sadece iki kez cinsiyetten bahsettiler ve bu durumlarda bile, açık ofisin bir ilişki yaşamayı zorlaştıracağına dair açıklamalar gibi, yaltaklanmaya değer ifadeler kullandılar.

1990’ların başında popüler olan bir tasarım trendi söz konusu olduğunda da bir görüş yelpazesi ortaya çıkıyor: çalışanların hiçbir şekilde atanmış bir alana sahip olmadığı, bölgesel olmayan ofis. Bazı şirketler, çalışanların belirli bir süre için bir ofis ya da masayı rezerve edebildiği “otelcilik" sistemini kurdu. Diğerleri ise, çalışanların okul kafeteryasındaki çocuklar gibi yer kapmak için mücadele etmek zorunda kaldığı “sıcak masa" uygulamasına başladı. Gensler, 2020 yılı itibariyle ABD’deki her 10 bilgi çalışanından birinin böyle bir düzenlemeye sahip olduğunu tespit etti.

Bölgesel olmayan ofis, aynı anda hem en çok nefret edilen hem de en çok sevilen düzenlemedir. Gensler‘in atanmış masaları olmayan katılımcıları ikiye bölünmüştür. 2008 yılında Kraliyet Teknoloji Enstitüsü‘nden Christina Bodin Danielsson ve Stockholm’deki Karolinska Enstitüsü‘nden istatistikçi Lennart Bodin (kayınpederi) 26 yerel ofiste 469 çalışanla anket yapmıştır. Atanmış koltuklu açık ofislerde çalışanlar en kötü sağlık ve iş memnuniyetini bildirirken, özel ofislerde ve bölgesel olmayan ya da “esnek" ofislerde çalışanlar en yüksek sağlık ve iş memnuniyetini bildirmişlerdir. Bodin Danielsson, “Esnek ofis, geleneksel açık ofislere göre tercih ediliyor gibi görünüyor ve bazı durumlarda ‘özel’ ofisten bile daha iyi görünüyor" diyor. Bölgesel olmayan ofislerde çalışanlar kişiselleştirmeden vazgeçerken, kontrolden kazanıyorlar; fikirlerini paylaşmaları gerektiğinde ortak bir masaya katılabiliyor ve konsantre olmaları gerektiğinde bir köşeye çekilebiliyorlar.

Ancak önemli bir koşul var: ofislerin çok sayıda kuytu köşeye ihtiyacı var. 2019 yılında Stockholm Üniversitesi‘nden Bodin Danielsson ve Töres Theorell, ara odalardan yoksun olan ya da herkesin kendine göre bir çalışma alanı bulması için yeterli alana sahip olmayan hot-desking ofislerini inceledi ve çalışanların bu ofis türünde daha mutsuz olduğunu gördü. Amaç mümkün olduğunca çok çalışanı bir araya getirmek olduğunda, bölgesel olmayan ofisler sahip oldukları avantajları kaybederler.

Ne yazık ki durum çoğu zaman böyle. Paris’in banliyölerindeki ESSEC İşletme Okulu‘ndan Ingrid Nappi ve Hajar Eddial, 2021 tarihli bir makale için kurumsal gayrimenkul kararları veren 16 yönetici ve danışmanla görüştü. Bu kişiler, sıcak masa veya diğer bölgesel olmayan özellikleri uygulamaya koymalarının başlıca nedeni olarak kira ve kamu hizmetleri gibi giderleri gösterdiler. Tasarrufların, daha düşük üretkenlik ve daha düşük maliyet gibi gizli maliyetlerle dengelenebileceğini kabul ettiler.

ÇALIŞANLARI DINLEMEK
Kapsayıcı tasarımın belki de en önemli yeniliği tasarımın kendisi değil, süreçtir. Bir ofisin yeniden tasarlanması sürecinden geçen çoğu kişi, şirketlerin çalışanların görüşlerini tasarıma bilgi sağlamaktan ziyade, üst yönetimin halihazırda karar verdiği şeyi kabul etmelerini sağlamak için aldığını hisseder. Yöneticiler genellikle “Alt düzey çalışanların ve sıradan işçilerin gerçekten dahil edilmesine gerek yok. Onlara sadece kapsayıcılık yanılsaması vermemiz gerekiyor’ derler" diyor Purdue Üniversitesi‘nde tasarım tarihçisi olan ve açık ofislerin benimsenmesi ve yayılması üzerine bir kitap yazan Jennifer Kaufmann-Buhler.

Öte yandan kapsayıcı tasarımcılar, “biz olmadan bizimle ilgili hiçbir şey olmaz" şeklindeki engelli hakları ilkesini benimsemektedir. Özellikle sağır topluluğu, kapsayıcılık konusunda güçlü bir etiğe sahiptir. Bauman, işitme engelliler işten sonra bir şeyler içmek için dışarı çıktıklarında genellikle neler olduğunu anlatıyor. “İlk yapılan şey tüm mobilyaların yerlerinin değiştirilmesidir. Birbirinizi görebilmeniz gerekir; herkes ışık koşulları ve arka planın ne olduğu konusunda endişelidir" diyor. “Her zaman barın müdürü gelir ve sandalyeleri taşıdığınız için sinirlenir." Bauman, DeafSpace‘i bu temsiliyet duygusunun büyük harflerle yazılması olarak tanımlıyor.

Ancak o ve MIXdesign‘daki meslektaşları şimdiye kadar bu ilkeleri gerçek bir ofiste gösteremediler; uygulamaları okullara ve müzelere odaklanıyor. Erişilebilirliğe yüksek öncelik veren bu kurumlar bile ekstra masrafı haklı çıkarmak zorunda. Dolayısıyla tasarımcıların uzun vadede net bir fayda sağlayacaklarını ortaya koymaları gerekiyor. Mostafa, “Bu muhtemelen yaptığımız işin en zorlayıcı unsuru" diyor.

Toledo, şirketleri pandemiyi gelişmek için bir fırsat olarak kullanmaya teşvik ettiğini söylüyor. “Bir ofis olması gerektiğini varsaymamız bana biraz zorlama gibi geliyor" diyor. Bazı şirketler tamamen sanal ortama geçiyor ve insani bağlantılarını düzenli personel toplantıları gibi başka yollarla kuruyor. Toledo, ortak bir ofisin herkese eşit çalışma kaynakları sağlayabileceğini, ancak bu demokratikleştirici işlevi yerine getirmenin başka yolları da olduğunu söylüyor. Birçok şirket artık evde çalışanlarına internet hizmeti ve ergonomik sandalyeler için ödeme yapıyor; hatta bazı ABD eyaletleri bunu zorunlu kılıyor.

Bu fikirleri bir araya getiren Bauman, büyük bir fırsat görüyor. Evden çalışan bu kadar çok insan varken, şirketler daha az ofis alanına ihtiyaç duyuyor ve bina sahipleri ofisleri dairelere dönüştürmeyi düşünüyor. Bu alanlar – hem iş hem de ev – kapsayıcı tasarım standartlarına göre kolayca inşa edilebilir: bol miktarda doğal aydınlatma, daha sessiz hava işleme sistemleri ve hepsinden önemlisi çeşitlilik.

Bauman, “görsel maruziyeti ve görsel erişimi sınırlayabileceğiniz yerler olabilir ve görsel erişimi açabileceğiniz başka yerler de olabilir" diyor. Tek bir binada daireler ve ortak çalışma alanlarının bir karışımı olabilir, bu da yalnızca farklı çalışma modellerini desteklemekle kalmaz, aynı zamanda sağır ve nöro-çeşitlilik topluluklarından insanlar ve özel ihtiyaçları olan diğerleri için de yerleşim alanları yaratır. “Doğası gereği farklılıklara sahip insanlar için topluluklar yaratma yeteneğine sahip" diyor.

Toledo, ofisin evriminde bir sonraki aşamanın ne olacağından kimsenin emin olmadığını vurguluyor. İşletmelerin ve çalışanların bu belirsizlikle yaşaması ve deneysel, deneme-yanılma ruhunu benimsemesi gerekecek. “Yaptığımız planlama her zaman yıldızlardan gelen ışık gibidir" diyor. “Geçmişi görüyoruz ve onun hatalarını tekrarlamaktan kaçınabileceğimizi umuyoruz".

Bu içeriği beğendiyseniz lütfen çevrenizle paylaşınız…